Wer alles auf einmal erledigen möchte, braucht Zeit und Nerven
Mitten im Telefongespräch mit einem Kunden steckt ein Kollege seinen Kopf zur Tür herein und möchte eine Mitteilung loswerden. Zeitgleich zeigt der Computer eine neue E-Mail an Priorität hoch. “Oft versuchen wir in dieser Situation, alle Sachen auf einmal zu erledigen und glauben sogar, dadurch Zeit zu sparen”, sagt Susanne Roth, Expertin für Arbeitsorganisation aus Bonn und Herausgeberin des Praxishandbuchs “Einfach organisiert!”. Dies sei jedoch ein Irrtum. Denn bei komplexeren Tätigkeiten führe ein solches so genanntes “Multitasking” eher zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress.
Störungen abwehren
“Wissenschaftliche Studien haben herausgefunden, dass man eine höhere Fehlerquote hat und mehr Zeit benötigt, wenn man verschiedene Aufgaben gleichzeitig statt hintereinander bewältigen möchte”, erläutert Roth. So entgeht einem vielleicht eine wichtige Information des Kunden am Telefon, während man versucht, dem Kollegen zuzuhören. Nicht zu unterschätzen seien auch die Hektik und der Stress, die dabei entstünden. Zwar könnten wir uns bis zu einem gewissen Grad an einen solchen Zustand gewöhnen und einige Menschen hätten auch eine recht hohe Toleranzgrenze.
“Langfristig schaden wir damit aber unserer Gesundheit”, betont die Expertin. “Der Mensch kann eigentlich nur eine Sache auf einmal machen”, sagt auch Rainer Wieland, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Bergischen Universität Wuppertal. Müssen wir zeitgleich verschiedene Informationen verarbeiten, wechseln wir bewusst oder unbewusst zwischen den Reizen hin und her. Wer seine Aufmerksamkeit vorsätzlich auf seine Kernaufgabe lenke, könne diese einfacher bewältigen und senke seinen Stresslevel. Das angestrebte Verhalten sollte daher “eins nach dem anderen” sein.
Im Berufsalltag bedeute dies häufig, dass man Störungen abwehren müsse. So könne man etwa den Kollegen, der während des Telefonats hereinkommt, zwar kurz anschauen, sollte ihm aber nicht zuhören. “Das eigene Verhalten steht immer in Wechselwirkung zu dem anderer Menschen”, so Wieland. Wenn man sich bei seiner Arbeit nicht so einfach unterbrechen lasse, müssten sich Mitarbeiter Alternativen ausdenken.
Verhalten ändern
Solche Abwehrstrategien sollte man bewusst anwenden, auch wenn es einem zunächst schwer falle und man nicht gleich Erfolge sehen könne. “Sein eigenes Verhalten zu ändern, ist immer mühsam und bedarf viel praktischer Übung”, betont der Arbeitspsychologe. Auf Dauer automatisierten sich solche Vorgänge aber und man verbessere seine Arbeitssituation.
“Häufig ist die Ablenkung auch selbst gemacht”. Wer etwa ankommende E-Mails nebenher abrufe, lasse sich dadurch freiwillig bei seinen Tätigkeiten unterbrechen. Zusätzlicher Stress und Zeitverlust entstünden, wenn man die neue Aufgabe nicht sofort erledige. Dann habe man das Problem im Hinterkopf, müsse die E-Mail aber später noch einmal lesen, um sie endgültig zu bearbeiten. “Wie gut jemand mit gleichzeitigen Aufgaben im Beruf zurechtkommt, ist von Mensch zu Mensch verschieden”, meint Wieland. “Multitasker” sollten sich aber in ihrer Freizeit einen Ausgleich schaffen und sich dafür Aktivitäten suchen, bei denen sie abschalten können. Dafür gebe es keine Patentrezepte. Während der eine sich etwa beim Lesen eines Romans entspanne, helfe dem anderen das Zusammensein mit Freunden.